Werden KI-Systeme Chefsekretäre ersetzen?

73 % Automatisierungsrisiko. Wenn Sie Chefsekretär oder leitende Verwaltungsassistenz sind, überrascht diese Zahl Sie wahrscheinlich nicht. Sie haben bereits miterlebt, wie KI die Stellenbeschreibung in Echtzeit neu schreibt.

Terminverwaltung, Reisebuchungen, Berichtsentwürfe – die Kernaufgaben, die diese Rolle seit Jahrzehnten definiert haben, werden nun von Tools übernommen, die vor fünf Jahren noch nicht existierten. Aber hier ist, was die Schlagzeilen übersehen: Die Rolle schrumpft nicht nur. Sie spaltet sich in zwei sehr unterschiedliche Zukünfte auf.

Die Zahlen erzählen eine eindeutige Geschichte

[Fakt] Chefsekretäre weisen derzeit eine Gesamt-KI-Exposition von 76 % auf, bei einer theoretischen Exposition von 88 %. Die beobachtete Exposition – was KI in echten Arbeitsumgebungen gerade aktiv tut – hat 48 % erreicht. Diese beobachtete Zahl ist eine der höchsten unter allen Berufen, die wir verfolgen.

Betrachten wir die einzelnen Aufgaben. [Fakt] Meetings planen und Terminkalender verwalten liegt bei 88 % Automatisierung. Microsoft Copilot, Googles Gemini-gestützte Terminplanung und spezielle KI-Assistenten wie Reclaim und Clockwise können jetzt Besprechungszeiten aushandeln, Konflikte lösen und die Verfügbarkeit ganzer Führungsteams verwalten. Die Handvoll Führungskräfte, die für ihren Kalender noch einen menschlichen Wächter wünschen, sind zunehmend die Ausnahme.

[Fakt] Korrespondenz und Berichte verfassen liegt bei 82 % Automatisierung. ChatGPT, Claude und KI-Schreibtools für Unternehmen können Erstentwürfe von E-Mails, Memos und Quartalsberichten erstellen, die einst Stunden einer Sekretärin in Anspruch nahmen. Die verbleibende menschliche Arbeit verlagert sich vom Verfassen zum Redigieren, von der Komposition zur Kuratierung.

[Fakt] Reisearrangements organisieren liegt bei 75 % Automatisierung. KI-gestützte Buchungsplattformen vergleichen Flüge, Hotels und Reisepläne und wenden dabei automatisch Unternehmensreiserichtlinien an. SAP Concur, TravelPerk und ähnliche Plattformen bieten jetzt „agentische" Buchungsmodi, bei denen eine KI die gesamte Sequenz übernimmt: Recherche, Vergleich, Buchung, Kostenabrechnung und Reiseplanaktualisierungen.

Die Aufgabe mit der niedrigsten Automatisierung? Der Umgang mit vertraulichen Führungskommunikationen. Selbst wenn KI Entwürfe und Terminplanung übernimmt, erfordern Entscheidungen rund um sensible Informationen – wer was sehen sollte, wie eine heikle Nachricht zu formulieren ist, wann eskaliert werden muss – weiterhin eine vertrauenswürdige Person.

Eine Karriere im strukturellen Niedergang

Hier werden die Daten schwierig. [Fakt] Das Bureau of Labor Statistics prognostiziert einen Rückgang von -20 % bei Chefsekretär-Stellen bis 2034. Von etwa 470.000 aktuell Beschäftigten sind das rund 94.000 weniger Positionen im nächsten Jahrzehnt.

Das ist kein allmähliches Verblassen. Es ist einer der steilsten prognostizierten Rückgänge unter allen Büroberufen. Und der mittlere Jahreslohn von 68.000 USD bedeutet, dass hier keine Geringqualifiziertenstellen gestrichen werden – es handelt sich um Mittelklasse-Karrieren mit echtem wirtschaftlichem Gewicht. Der Verlust dieser Positionen betrifft Familieneinkommen, Haushaltstabilität und das breitere administrative Ökosystem, das Führungsabläufe unterstützt.

[Behauptung] Der Rückgang spiegelt eine fundamentale Verschiebung wider: Führungskräfte erledigen zunehmend selbst Aufgaben, die sie früher delegierten. Wenn die Planung eines Meetings mit einem KI-Assistenten 30 Sekunden dauert statt eines Telefonats mit der Sekretärin, übersteigt der Delegationsaufwand die Aufgabe selbst. Dieselbe Dynamik gilt für Spesenabrechnungen, Kalenderkoordination und die meisten Reisebuchungen. Sobald eine Führungskraft etwas selbst in weniger Zeit erledigen kann, als es zu erklären dauert, schwächt sich die Begründung für die Unterstützungsposition ab.

Bemerkenswert ist, wer Positionen verliert und wer sie behält. Unterstützung für mittlere Führungskräfte – die Assistenz eines Vizepräsidenten, die Sekretärin eines Abteilungsleiters – wird am aggressivsten abgebaut. Die C-Suite Executive Assistenz, die einen CEO oder COO unterstützt, wird erhalten oder sogar aufgewertet. Der Unterschied liegt im _strategischen Gehalt_ der Arbeit. Wenn Ihre Arbeit Vorstandsvorbereitung, Investorenkommunikation und vertrauliche M&A-Koordination berührt, ist Automatisierung viel schwieriger.

Der Transformationspfad: Von der Sekretärin zur strategischen Partnerin

Aber ein Rückgang in einer Definition einer Rolle bedeutet keinen Rückgang für jede Person in ihr. [Behauptung] Die Chefsekretärinnen, die florieren, sind diejenigen, die sich als strategische Führungspartnerinnen neu positioniert haben, nicht als Aufgabenausführerinnen.

Wie sieht das in der Praxis aus? Es bedeutet, nicht mehr einen Kalender zu verwalten, sondern die Bandbreite einer Führungskraft – Prioritäten so gut zu verstehen, dass Urteile darüber getroffen werden können, was die Zeit des Chefs bekommt. Es bedeutet, von der Korrespondenz zum Management von Stakeholder-Beziehungen zu wechseln. Es bedeutet, KI-Tools nicht nur dafür einzusetzen, bei alten Aufgaben schneller zu sein, sondern neue Verantwortlichkeiten zu übernehmen, die zuvor außerhalb des Rahmens lagen.

Einige Organisationen formalisieren diesen Übergang mit neuen Titeln: Chief of Staff, Executive Business Partner, Strategic Operations Coordinator. Diese Rollen befehlen höhere Gehälter, gerade weil sie das institutionelle Wissen einer erfahrenen Sekretärin mit Fähigkeiten kombinieren, die KI nicht replizieren kann. Ein Chief of Staff in einem mittelgroßen Unternehmen verdient typischerweise 120.000–180.000 USD – fast das Dreifache des mittleren Chefsekretär-Gehalts – und die Rolle existierte vor zwanzig Jahren außerhalb von Startups kaum.

Das Fähigkeits-Paket für diesen Übergang ist konkret: ausreichend finanzielle Kenntnisse, um eine Gewinn- und Verlustrechnung zu lesen, Projektmanagement-Schulung (oft über PMP- oder Agile-Zertifizierungen), Vertrautheit mit der Branche der Führungskraft tief genug, um Redewendungen zu entwerfen, und politische Instinkte, um Organisationsdynamiken ohne explizite Anweisungen zu navigieren. Chefsekretärinnen, die diese Schichten hinzufügen, verlieren ihren Job nicht an KI – sie expandieren in Rollen, die KI nicht berühren kann.

Wie der Arbeitsplatz heute tatsächlich aussieht

Betreten Sie 2026 ein großes Unternehmen, ist die Führungsunterstützungslandschaft sichtbar geschichtet. Vor zwanzig Jahren hätte eine Abteilung von fünfzig vielleicht einen „Sekretariatspool" von fünf oder sechs Personen gehabt, die administrative Arbeit für das Team übernahmen. Heute hat dieselbe Abteilung möglicherweise einen Verwaltungskoordinator, der KI-gestützte Arbeitsabläufe für dreißig Mitarbeiter überwacht. Das Pool-Modell ist kollabiert.

Was hat es ersetzt? Ein Zwei-Ebenen-System. Oben: eine kleine Anzahl hochbezahlter Executive Business Partner, die direkt mit der Seniorführung zu Strategie, Kommunikation und Koordination arbeiten. Auf der operativen Ebene: KI-Tools, die Terminplanung, Spesenberichte, Dokumentenentwurf und Reisen übernehmen – von den EBPs überwacht, aber selten in deren direktem Eingriff.

Für eine Chefsekretärin, die diesen Wandel in Echtzeit beobachtet, lautet die praktische Frage: Auf welcher Ebene wird meine Rolle landen? Die Daten legen nahe, dass die Antwort weniger von der Betriebszugehörigkeit als von demonstriertem strategischem Wert abhängt. Die Fünfzehn-Jahres-Veteranin, die immer nur Reisen gebucht und Kalender verwaltet hat, ist gefährdeter als die Fünf-Jahres-Mitarbeiterin, die still Vorstandsmaterialien entworfen und funktionsübergreifende Initiativen koordiniert hat.

Der Ausblick auf 2028

[Schätzung] Bis 2028 wird die Gesamt-KI-Exposition voraussichtlich 90 % erreichen, mit einem Automatisierungsrisiko von 87 %. Dies gehört zu den höchsten prognostizierten Werten für jeden Beruf.

Aber Exposition und Elimination sind nicht dasselbe. Hohe Exposition bedeutet, dass die _Natur_ der verbleibenden Arbeit grundlegend anders sein wird – strategischer, zwischenmenschlicher, urteilsintensiver. Die 470.000 Positionen werden schrumpfen, aber die verbleibenden Rollen werden wahrscheinlich qualifizierter und besser vergütet sein als heute im Durchschnitt.

Bis 2028 sind einige weitere strukturelle Veränderungen zu erwarten. Agentische KI – Systeme, die mehrstufige Aufgaben autonom erledigen können, anstatt nur auf einzelne Anfragen zu antworten – wird bis dahin in Unternehmenssoftware Standard sein. Das bedeutet, dass Terminplanung nicht nur automatisiert sein wird; die KI wird Prioritäten im Portfolio einer Führungskraft aushandeln und die richtigen Kompromisse buchen, ohne menschliches Eingreifen. Spesenmanagement wird unsichtbar sein. Reisen werden sich größtenteils selbst buchen.

Die verbleibende menschliche Arbeit wird sich auf vier Bereiche konzentrieren: Stakeholder-Beziehungsmanagement, vertrauliche und politisch sensible Kommunikation, Zuteilung der Führungsbandbreite und Krisenreaktion. Jeder dieser Bereiche erfordert tiefes kontextuelles Urteilsvermögen, das KI nicht leicht replizieren kann.

Was Sie jetzt tun sollten

Wenn Sie derzeit Chefsekretärin sind, zeigen die Daten auf eine klare Strategie hin:

Erstens: Werden Sie der beste KI-Nutzer in Ihrem Büro. Meistern Sie jedes Tool, das Ihren Workflow berührt. Die Person zu sein, die weiß, wie man maximalen Wert aus Copilot, Claude und Planungs-KI herausholt, macht Sie unverzichtbar statt ersetzbar. Die Verwaltungsfachkraft, die benutzerdefinierte Arbeitsabläufe in Copilot Studio konfigurieren oder Automatisierungen in Power Automate erstellen kann, ist deutlich schwerer zu ersetzen als jemand, der nur die Standardfunktionen nutzt.

Zweitens: Setzen Sie auf die Arbeit, die KI am schlechtesten beherrscht: Organisationspolitik navigieren, sensible Kommunikationen verwalten, Führungsbedürfnisse antizipieren, bevor sie artikuliert werden. Diese urteilsintensiven Aufgaben sind Ihr wertvollster Beitrag. Führen Sie eine laufende Liste von Momenten, in denen Ihr Eingreifen ein Problem verhindert oder einen Konflikt geglättet hat – diese werden Ihr Argument im Gespräch über die Beförderung zum strategischen Partner.

Drittens: Führen Sie ein ehrliches Gespräch mit sich selbst über die Entwicklung. Wenn Ihre aktuelle Rolle primär Aufgabenausführung ist – Termine, Buchungen, Ablage – tickt die Uhr. Suchen Sie aktiv nach Möglichkeiten, in strategisches Terrain zu expandieren. Melden Sie sich freiwillig für Projektkoordination. Bieten Sie an, Vorstandsvorbesprechungen zu entwerfen. Übernehmen Sie die Verantwortung für einen vertraulichen Arbeitsstrom. Jedes dieser Elemente schafft Beweise dafür, dass Sie auf der nächsten Ebene agieren.

Viertens: Investieren Sie in angrenzende Qualifikationen. Eine PMP-Zertifizierung, ein Finanzwesen-für-Nicht-Finanzfachleute-Kurs oder ein Executive-Coaching-Programm können alle die Wahrnehmung (und Realität) strategischer Kompetenz schaffen. Die Investition zahlt sich typischerweise innerhalb eines Jahres durch eine Beförderung oder eine stärkere Verhandlungsposition zurück.

Fünftens: Wenn Ihre Branche oder Ihr Unternehmen sich langsam bewegt, überlegen Sie, wo die strategischen Partnerrollen am schnellsten wachsen: Venture-gestützte Startups, professionelle Dienstleistungsunternehmen und Family Offices stellen Chiefs of Staff und Executive Business Partner aggressiv ein. Der Übergang erfordert oft einen Unternehmenswechsel, nicht nur einen Titelwechsel.

Das internationale Bild

Der Rückgang traditioneller Chefsekretär-Rollen ist kein rein US-amerikanisches Phänomen. Große europäische und asiatische Märkte erleben parallele Verschiebungen. Im Vereinigten Königreich, in Deutschland und in den nordischen Ländern schrumpfen „PA"- (Persönliche Assistenz) und „Sekretär"-Rollen, während „Business Partner"- und „Chief of Staff"-Positionen wachsen. In Japan, Korea und Singapur spaltet sich die Führungsunterstützung ähnlich in hochqualifizierte strategische Rollen und KI-verwaltete administrative Arbeit auf.

Für eine Chefsekretärin, die einen internationalen Wechsel erwägt, gilt überall dieselbe fundamentale Dynamik: Positionen, die primär Aufgabenausführung sind, sind gefährdet, während Positionen, die Urteilsvermögen, Beziehungsmanagement und strategischen Kontext betonen, wachsen. Grenzüberschreitende Erfahrung bei multinationalen Führungskräften oder globalen Unternehmen übersetzt sich tendenziell gut zwischen Märkten.

Die Vergütungsentwicklung

[Schätzung] Das Vergütungsbild für Chefsekretärinnen spaltet sich zusammen mit der Rolle selbst auf. Traditionelle aufgabenoriginale Positionen erleben Lohndruck, da Automatisierung den Wert der Rolle mindert. Strategische Partnerschaftsrollen hingegen erleben Lohnwachstum. Ein Chief of Staff in einem mittelgroßen Unternehmen verdient etwa das 2–3-fache des Gehalts einer traditionellen Chefsekretärin, und die Gesamtvergütung einschließlich Boni und Beteiligungen bei leistungsstärkeren Unternehmen kann erheblich höher sein.

Der Übergang von einer Ebene zur anderen dauert typischerweise 2–5 Jahre bewussten Kompetenzaufbaus, demonstrierten Impacts und manchmal eines strategischen Jobwechsels. Für Chefsekretärinnen, die den Übergang erfolgreich meistern, ist das Einkommenspotenzial beträchtlich. Für diejenigen, die es nicht tun, ist der Weg einer der allmählichen Verdrängung, da die traditionelle Rolle schrumpft.

Eine vollständige Aufschlüsselung der aufgabenbezogenen Automatisierungsraten und jährlichen Prognosen finden Sie auf der vollständigen Datenseite für Chefsekretäre.

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_KI-gestützte Analyse basierend auf Anthropic Economic Index-Daten und BLS-Beschäftigungsprognosen 2024–2034._